Beispiel: ein Kontaktgrund-Nachweis
So sieht ein Nachweis aus, wie Sie ihn pro Unternehmen bekommen. Erstellt am 17.10.2026 für eine öffentlich bekannte Firma, mit einem Platzhalter als Absender. Nichts davon wurde versendet.
# Kontaktgrund-Nachweis · Otto GmbH & Co. KGaA > ENTWURF – nicht versenden. Rechtstexte sind Platzhalter, vom Partner/Datenschutzexperten zu prüfen. Keine Rechtsberatung. Nachweis-ID: `otto-de` · erstellt 2026-10-17T13:12:25.550Z ## 1. Unternehmen - Firma: Otto GmbH & Co. KGaA - Rechtsform: GmbH & Co. KG - Geschäftsanschrift: Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg - Domain: otto.de - Branche: laut Firmenliste des Auftraggebers · Segment: — Über Personen wird nichts erhoben, auch keine Namen aus dem Impressum (DSK-Orientierungshilfe Direktwerbung, Feb. 2022, § 4.2). Der Brief geht an die Funktion. ## 2. Quellen und Abrufzeitpunkte - Fundstelle: Firmenliste des Auftraggebers (Bestellung), übergeben 2026-10-17T13:12:21.619Z. - Impressum: https://www.otto.de/service/impressum/, abgerufen 2026-10-17T13:12:21.686Z, Extraktion: hoch - DNS-Abfrage: 2026-10-17T13:12:21.619Z ## 3. Befund (Rohdaten) - Ergebnis: **Microsoft 365 (Exchange Online)** - MX-Einträge: ``` otto.de. MX 50 otto-de.mail.protection.outlook.com ``` - SPF-Eintrag: ``` v=spf1 ip4:80.85.192.0/20 include:spf.hornetsecurity.com include:spf.protection.outlook.com include:_spf.salesforce.com a:_spf.otto.de -all ``` - US-Dienste im SPF: Microsoft 365, Salesforce Nachprüfbar mit `dig MX otto.de` und `dig TXT otto.de`. ## 4. Anlass der Kontaktaufnahme Öffentlicher DNS-Befund: Die Domain otto.de nimmt E-Mails über Microsoft 365 an (MX 50 otto-de.mail.protection.outlook.com). Der Anbieter unterliegt US-Recht; nach 18 U.S.C. § 2713 (CLOUD Act) muss er Daten auf Anordnung herausgeben, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Anlass ist ein konkreter, prüfbarer Befund zur eigenen Domain des Unternehmens. ## 5. Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Erwägungsgrund 47 DSGVO) - **Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):** Direktwerbung für eine eigene Dienstleistung; Erwägungsgrund 47 Satz 7 DSGVO nennt Direktwerbung als mögliches berechtigtes Interesse. - **Erforderlichkeit:** Verarbeitet werden nur Firmenname, Rechtsform, Geschäftsanschrift, Domain und der öffentliche DNS-Befund. Ohne Anschrift kein Brief; ohne Befund kein Anlass. Keine weiteren Daten über Personen. - **Herkunft:** Pflichtangaben nach § 5 DDG, die das Unternehmen selbst veröffentlicht, und die Domain aus der Firmenliste des Absenders. Keine Personensuchdienste, kein Scraping gegen Nutzungsbedingungen. - **Erwartung der betroffenen Seite:** Geschäftliche Anschrift, geschäftlicher Anlass, ein einzelner Brief an das Unternehmen. Eine solche Ansprache ist im Geschäftsverkehr nicht ungewöhnlich. - **Schutzmaßnahmen:** Information nach Art. 14 DSGVO im Brief selbst (spätestens bei der ersten Mitteilung, Art. 14 Abs. 3 lit. b), formloser Widerspruch jederzeit (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), Sperrvermerk statt erneuter Ansprache, Löschung der übrigen Daten. - **Ergebnis:** Die Interessen des Unternehmens überwiegen nach dieser Einschätzung nicht, solange es nicht widersprochen hat. Vor dem Versand prüft ein Mensch Befund, Anschrift und Text und zeichnet unten ab. ## 6. Kanal und Begründung | Kanal | gewählt | Begründung | |---|---|---| | Brief | ja | § 7 Abs. 1 UWG: zulässig, solange nicht erkennbar ist, dass die Werbung unerwünscht ist. Kein Werbewiderspruch im Impressum gefunden; Sperrliste prüfen. | | Telefon (B2B) | nein | § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG: nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung. Dafür liegen keine konkreten Anhaltspunkte vor. | | E-Mail | nein | § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG: nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung. Liegt nicht vor. | ## 7. Information nach Art. 14 DSGVO (Text im Brief) Datenschutzhinweis (Art. 14 DSGVO). Verantwortlich: Muster Vertrieb GmbH, [Straße Nr.], [PLZ Ort], [E-Mail oder Telefon Partner/in]. Wir haben Ihnen geschrieben, weil wir öffentlich zugängliche Angaben zu Ihrem Unternehmen ausgewertet haben: die Mailserver-Einträge Ihrer Domain otto.de (DNS) verweisen auf Microsoft 365, abgerufen am 17.10.2026 aus dem öffentlichen DNS; Firmenname und Anschrift aus Ihrem Impressum, die Website aus unserer eigenen Firmenliste. Zweck: Vorstellung unseres Angebots (Direktwerbung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Ansprache von Unternehmen, für die unser Angebot erkennbar passt. Verarbeitete Daten: Firmenname, Anschrift, Domain, Funktionsbezeichnung des Adressaten, das genannte Signal. Empfänger: unser Druck- und Versanddienstleister [Name, Sitz] als Auftragsverarbeiter. Keine Übermittlung in Drittländer. Speicherdauer: Wenn Sie nicht antworten, löschen wir diese Angaben spätestens [6] Monate nach diesem Schreiben. Bei Widerspruch behalten wir nur den Sperrvermerk. Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Mehr: [Datenschutz-URL des Partners] ## 8. Widerspruch und Löschung - Widerspruch: formlos an [E-Mail oder Telefon Partner/in]; Eingang innerhalb eines Werktags in die Sperrliste (nur Domain und Datum). - Löschung: übrige Daten sofort nach Widerspruch, sonst nach [Frist, vom Datenschutzexperten festzulegen] ohne Antwort. - Auskunft: dieser Nachweis ist die Auskunft. ## 9. Freigabe durch einen Menschen Geprüft: Befund, Anschrift, Kanal, Text, Sperrliste. Erst danach darf der Brief raus. | Feld | Eintrag | |---|---| | Name | | | Datum | | | Ergebnis (freigegeben / abgelehnt) | | | Unterschrift | | ## 10. KI- und Software-Transparenz Erstellt durch die Software kic-leads: DNS-Abfrage und Impressum-Auslesung sind regelbasiert, ohne KI-Modell. Es gibt kein Scoring und kein Profil von Personen. Verantwortlich für Versand und Inhalt ist der Absender, nicht die Software. Rechtsgrundlagen, an der Quelle gelesen am 17.10.2026: https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html · https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__62a.html · https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html · https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html · https://www.gesetze-im-internet.de/ddg/__5.html · https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 · https://www.law.cornell.edu/uscode/text/18/2713